Un plan de gouvernance de l’information permet de gérer le cycle de vie des contenus d’une organisation tout en répondant aux exigences de conformité et aux besoins métiers. Bien conçu, il optimise la gestion des données, réduit les coûts de stockage et garantit le respect des réglementations. De nombreuses entreprises s’appuient sur des programmes de gouvernance de l’information pour définir les règles d’accès, les permissions et les usages acceptables de leurs actifs numériques. Avec la généralisation du stockage cloud et du travail à distance, il devient essentiel de réévaluer régulièrement ces politiques et de s’inspirer des meilleures pratiques.
Qu’est-ce que la gouvernance de l’information ?
La gouvernance de l’information regroupe l’ensemble des stratégies qui permettent de contrôler l’accès et la gestion des actifs numériques : systèmes de gestion de contenu, serveurs de fichiers, intranet ou services de stockage cloud. Elle définit les processus, les acteurs et les technologies nécessaires pour garantir la conformité réglementaire.
À ne pas confondre avec la gouvernance des données, plus centrée sur la qualité et la gestion des données structurées, la gouvernance de l’information couvre un périmètre plus large et s’applique à tout type de contenu, qu’il soit structuré ou non.
Un rôle clé dans la gestion des contenus
Les politiques de gouvernance fixent les règles d’archivage, de conservation des enregistrements, mais aussi les formations destinées aux collaborateurs pour les aider à manipuler correctement des informations sensibles. Elles sont indispensables pour se conformer à des réglementations comme le RGPD, le CCPA, HIPAA ou Sarbanes-Oxley.
- Constituer un comité de pilotage
La gouvernance de l’information concerne de nombreux services : RH, juridique, conformité, IT… La création d’un comité pluridisciplinaire permet de définir les objectifs et d’assurer une adoption plus large grâce au soutien de la direction. - Définir les besoins métiers et réglementaires
Chaque secteur a ses propres exigences. Dans la santé, il s’agit par exemple de protéger les données médicales sensibles ; dans le juridique, de classer et sécuriser les informations relatives aux clients. Identifier ces critères dès le départ est crucial. - Adapter les politiques au télétravail
Avec l’essor du travail hybride, la production de contenus numériques explose (réunions enregistrées, échanges via messageries collaboratives, documents stockés dans OneDrive, SharePoint, Dropbox, etc.). Les politiques de gouvernance doivent inclure des règles précises pour sécuriser et conserver ces contenus. - Formaliser les procédures et responsabiliser les utilisateurs
La technologie seule ne suffit pas. Les règles doivent être intégrées dans des procédures claires et accompagnées de formations. Les équipes RH et conformité doivent aussi veiller à leur application et agir en cas d’incident. - Mettre en place des rapports et alertes de suivi
Définir des mécanismes de contrôle est indispensable : suivi des violations de politiques, suppression non autorisée, partage externe de données sensibles… Chaque incident doit être documenté et traité selon un protocole précis, allant de la simple sensibilisation à des mesures disciplinaires. - Assurer une révision continue
La gouvernance n’est pas figée. À chaque adoption d’un nouvel outil, évolution réglementaire ou diversification des activités, il faut réviser et ajuster les politiques pour garantir leur efficacité dans le temps.
Une démarche globale et stratégique
La gouvernance de l’information n’est pas qu’un projet technique piloté par l’IT. Elle engage l’ensemble de l’organisation et nécessite l’adhésion du management. En fixant des règles claires et en adaptant les pratiques aux réalités métiers, elle protège les données, optimise leur gestion et renforce la conformité de l’entreprise.
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