Un plan de gobernanza de la información permite gestionar el ciclo de vida de los contenidos de una organización, al tiempo que cumple con los requisitos de conformidad y las necesidades operativas. Si está bien diseñado, optimiza la gestión de los datos, reduce los costes de almacenamiento y garantiza el cumplimiento de la normativa. Muchas empresas se basan en programas de gobernanza de la información para definir las normas de acceso, los permisos y los usos aceptables de sus activos digitales. Con la generalización del almacenamiento en la nube y el teletrabajo, resulta esencial reevaluar periódicamente estas políticas e inspirarse en las mejores prácticas.
¿Qué es la gobernanza de la información?
La gobernanza de la información engloba el conjunto de estrategias que permiten controlar el acceso y la gestión de los activos digitales: sistemas de gestión de contenidos, servidores de archivos, intranets o servicios de almacenamiento en la nube. Define los procesos, los responsables y las tecnologías necesarias para garantizar el cumplimiento normativo.
No debe confundirse con la gobernanza de datos, que se centra más en la calidad y la gestión de los datos estructurados; la gobernanza de la información abarca un ámbito más amplio y se aplica a todo tipo de contenido, ya sea estructurado o no.
Un papel clave en la gestión de contenidos
Las políticas de gobernanza establecen las normas de archivo y conservación de registros, así como los cursos de formación destinados a los empleados para ayudarles a manejar correctamente la información confidencial. Son indispensables para cumplir con normativas como el RGPD, la CCPA, la HIPAA o la ley Sarbanes-Oxley.
- Crear un comité directivo
La gobernanza de la información afecta a numerosos departamentos: RR. HH., jurídico, de cumplimiento normativo, de TI… La creación de un comité multidisciplinar permite definir los objetivos y garantizar una mayor aceptación gracias al apoyo de la dirección. - Definir las necesidades operativas y normativas
Cada sector tiene sus propios requisitos. En el ámbito sanitario, por ejemplo, se trata de proteger los datos médicos sensibles; en el jurídico, de clasificar y proteger la información relativa a los clientes. Es fundamental identificar estos criterios desde el principio. - Adaptar las políticas al teletrabajo
Con el auge del trabajo híbrido, la producción de contenidos digitales se ha disparado (reuniones grabadas, intercambios a través de plataformas de mensajería colaborativa, documentos almacenados en OneDrive, SharePoint, Dropbox, etc.). Las políticas de gobernanza deben incluir normas precisas para proteger y conservar estos contenidos. - Formalizar los procedimientos y responsabilizar a los usuarios
La tecnología por sí sola no basta. Las normas deben integrarse en procedimientos claros e ir acompañadas de formación. Los equipos de RR. HH. y de cumplimiento normativo también deben velar por su aplicación y actuar en caso de incidente. - Configurar informes y alertas de seguimiento
Es imprescindible definir mecanismos de control: seguimiento de las infracciones de las políticas, eliminación no autorizada, divulgación externa de datos sensibles... Cada incidente debe documentarse y tratarse según un protocolo preciso, que puede ir desde la simple sensibilización hasta la aplicación de medidas disciplinarias. - Garantizar una revisión continua
La gobernanza no es algo inmutable. Cada vez que se adopta una nueva herramienta, se produce un cambio normativo o se diversifican las actividades, es necesario revisar y ajustar las políticas para garantizar su eficacia a lo largo del tiempo.
Un enfoque global y estratégico
La gobernanza de la información no es solo un proyecto técnico impulsado por el departamento de TI. Implica a toda la organización y requiere el compromiso de la dirección. Al establecer normas claras y adaptar las prácticas a las realidades de cada área de negocio, protege los datos, optimiza su gestión y refuerza el cumplimiento normativo de la empresa.
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